Schneller, genauer, vollständiger: Kundentermine per Telefon-KI protokollieren
Im Business-Alltag vieler Unternehmen und Verbände sind die automatische Protokollerstellungen von Video-Meetings über Plattformen wie Teams, Google Meet und Zoom längst etabliert. Sie nutzen die von KI erstellten Protokolle, um dafür zu sorgen, dass keine wichtigen Aspekte untergehen und – natürlich um Zeit zu sparen. Die Frage „Wer kümmert sich heute um das Protokoll?“ erübrigt sich dann. Doch was passiert bei persönlichen Treffen, bei denen ein direkter Austausch von Angesicht zu Angesicht stattfindet? Genau hier setzen Telefon-KI-Lösungen an.
Was hatten wir da nochmal besprochen? Das persönliche Meeting als „blinder Fleck“
Persönliche Meetings sind oft der Ort, an dem entscheidende Geschäftsbeziehungen aufgebaut und vertieft werden. Doch eine gründliche Nachbereitung dieser Treffen wird häufig durch den zeitlichen und administrativen Aufwand der Protokollerstellung behindert. Christian Windeck, Geschäftsführer der auf Verbands- und Unternehmenskommunikation spezialisierten PR-Agentur rheinland relations GmbH, beschreibt das Problem wie folgt: „In der direkten Interaktion mit Kunden geht es darum, Beziehungen zu pflegen und im besten Fall Neugeschäft zu entwickeln – das Ganze im Nachhinein ausführlich zu protokollieren, ist sicherlich niemandes Lieblingsjob. Das ist auch der Grund dafür, dass mit fortschreitendem zeitlichen Abstand zum Termin wichtige Aspekte vergessen werden und damit Vertriebschancen ungenutzt bleiben.“
Telefon-KI: Sprechen statt tippen
Die von rheinland relations gemeinsam mit Magneteffekt entwickelte Telefon-KI revolutioniert die Art und Weise, wie Protokolle nach persönlichen Meetings erstellt werden. Nach dem Treffen kann der Gesprächsteilnehmer eine spezielle Telefonnummer anrufen und die KI führt ihn durch alle wesentlichen Punkte des Gesprächs. Der daraus resultierende Bericht wird automatisch – z.B. als PDF – erstellt und direkt in das CRM-System des Unternehmens integriert.
Die Vorteile der Telefon-KI im Überblick:
- Zeitersparnis: Die Erstellung von Berichten, z.B. während der Rückfahrt, nutzt bislang ungenutzte Zeitfenster und erfordert lediglich einen Anruf bei einer festgelegten Telefonnummer. Die KI unterstützt dabei, den Prozess zu vereinfachen und effizient zu gestalten.
- Qualität und Genauigkeit: Die KI stellt sicher, dass alle relevanten Informationen erfasst werden, ohne dass Details verloren gehen.
- Integration: Neben der nahtlosen Einbindung in bestehende CRM- und IT-Systeme wird auch eine einfache Datenbanklösung für Unternehmen angeboten, die noch keine Kundendaten systematisch erfassen.
- Automatisierungsoptionen: Die erfassten Daten können individuell ausgewertet und in zusätzlichen Anwendungen weiterverarbeitet werden, die durch Automatisierung angebunden werden.
- Flexibilität: Die Telefon-KI ist vollständig an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen jedes Unternehmens anpassbar.
- Datenschutz: Alle Daten werden DSGVO-konform gespeichert und verarbeitet. Zudem können z.B. ausgeschiedene Mitarbeiter mit einem Mausklick vom Zugang zur Telefon-KI ausgeschlossen werden, um Missbrauch zu verhindern.
Interne und externe Kommunikation werden durch KI effizienter
„Unsere Vision ist es, die Effizienz der internen und externen Kommunikation von Unternehmen und Verbänden zu maximieren“, erklärt Windeck. „Durch den Einsatz dieser Technologie verbessern wir nicht nur die internen Abläufe unserer Kunden, sondern auch unsere Zusammenarbeit mit ihnen. Die Integration von KI-Lösungen bei unseren Kunden bedeutet nicht, dass wir uns als Agentur selbst überflüssig machen. Im Gegenteil stellt es sicher, dass unsere Kunden in der Lage sind, Informationen schneller zu erfassen und für sich (und uns) nutzbar zu machen. Letztlich schafft das auf beiden Seiten zusätzliche Kapazitäten für strategische Arbeiten, die über die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz heute hinausgehen.“
Video-Demonstration der Telefon-KI
Um einen umfassenden Einblick in die Funktionsweise der Telefon-KI zu geben, haben wir ein Video erstellt, das die Technologie demonstriert (Länge: 16 Minuten). In diesem Video zeigen wir einen typischen Anruf mit der KI und beantworten die wichtigsten Fragen zum Einsatz des Tools.
