Ein Anruf aus dem Firmenwagen – und der Papierkram erledigt sich fast von selbst. Gemeinsam mit dem Bundesfachverband Betonkanalsysteme (FBS) haben wir eine Telefon‑KI entwickelt, die Besuchsberichte nach Terminen per Telefonat strukturiert erfasst, automatisch sauber dokumentiert und für den nächsten Termin die wichtigsten Infos bereitstellt. Ergebnis: spürbar weniger Abendarbeit, bessere Vorbereitung – und Fahrtzeiten werden produktiv genutzt.

Der FBS berät bundesweit Städte, Kommunen und Ingenieurbüros. Bislang fraßen Protokolle, Ablage und Nachbereitung viel Zeit – oft abends, nach langen Strecken. Standard‑Tools halfen nur bedingt: zusätzliche Apps, Schulungsaufwand, Disziplin im hektischen Alltag. Ziel war eine Lösung, die ohne Hürden funktioniert, sofort akzeptiert wird und Mitarbeitende spürbar entlastet.

Unsere Antwort: eine Telefon‑KI, die genau weiß, was sie will. Nach dem Termin wählen die Fachberater einfach eine Nummer. Die KI führt einen strukturierten, freundlichen Dialog – kein Diktierband, sondern gezieltes Nachfragen, bis alles Relevante erfasst ist. Die Informationen werden automatisch dort abgelegt, wo sie hingehören. Vor dem nächsten Termin liefert die KI proaktiv die wichtigsten Fakten und Notizen – direkt aufs Ohr, ohne Bildschirm. DSGVO‑konform, in Deutschland gehostet und nahtlos ans bestehende System angebunden. Vom Feinkonzept bis zum Roll‑out: wenige Monate inklusive Praxistests.

Projektergebnisse

• Zeit zurückgewinnen: Rund 200 Stunden weniger Verwaltungsaufwand pro Außendienst‑Mitarbeiter und Jahr – das sind viele zusätzliche Beratungstage statt Tipperei am Abend.
• Niedrigschwelliger Zugang: Kein Installieren, kein Tippen, kein Schulungsbedarf. Das Interface ist das Telefon – maximale Akzeptanz im Feld.
• Dialog statt Diktat: Intelligentes Nachfragen sorgt für vollständige, konsistente Berichte.
• Nahtlose Ablage, hohe Datenqualität: Strukturierte Dokumentation, bessere Vorbereitung und interne Koordination; Schnittstellen zu gängigen CRM‑Systemen sind grundsätzlich möglich.
• Terminvorbereitung per Anruf: Komprimierte Updates zum nächsten Gesprächspartner – während der Fahrt, über die Freisprecheinrichtung.
• Datenschutz by design: DSGVO‑konform, Hosting in Deutschland – zentral für Verbände und öffentliche Partner.

Im Video: FBS‑Geschäftsführer Dr. Markus Lanzerath spricht über die Hintergründe der verbandseigenen Telefon‑KI – inklusive Live‑Demonstration aus dem Firmenfahrzeug.

Unser Selbstverständnis: Wir sind Strategiepartner für Kommunikation – und Sparringspartner für die technische Optimierung dahinter. Gute Kommunikation heißt heute auch, Prozesse intelligent zu gestalten. Für eine hohe Umsetzungsqualität arbeiten wir je nach Projekt mit spezialisierten Technologiepartnern zusammen.

Sie möchten Außendienst und Wissensarbeit spürbar entlasten? Sprechen Sie uns an – von der Strategie bis zur Implementierung.